Управление разрешительной документацией

Статус: Готовое решение

Версия: 1.0

Платформа: DIRECTUM 4.4.1 - 5.0

Описание задачи

Для осуществления определенного вида деятельности предприятию необходимо получение разрешительной документации (РД) (сертификатов, лицензий и т.д.). Перед руководителями предприятия встают задачи своевременного получения РД, подготовки к инспекциям и проверкам на соответствие требованиям РД, обновления сведений о РД и др. Несвоевременное и некачественное исполнение этих задач приводит к штрафам, приостановке или прекращению вида деятельности и другим негативным для предприятия последствиям.

Опираясь на перечисленные факты можно утверждать, что работа с любым РД в организации представляет собой многоэтапный процесс, в который вовлечены сотрудники организации и контрагентов, и при котором формируется множество достаточно однообразных документов. В связи с этим, перед ответственными за управление разрешительной документацией лицами в организации возникают следующие задачи:

• обеспечение централизованного хранения сведений в области управления РД;
• создание, обработка и хранение документов, связанных с конкретным этапом жизненной цикла РД, а также с конкретной РД;
• владение актуальной информацией о контрольных сроках по РД;
• владение актуальной информацией о контрольных сроках проведения этапов жизненного цикла РД;
• накопление знаний по работе с РД;
• исключение потери информации по работе с РД;
• формирование статистической отчетности о сроках действия РД, планируемых этапах – получении, инспекции, о результатах проведения этапов и т.д.

Все эти задачи призвана решать компонента «Управление разрешительной документацией», которая станет надежным инструментом в области управления РД для организации любого типа собственности.

Описание работы компоненты

Работа с компонентой «Управление разрешительной документацией» позволяет выполнять следующие функции:

• регистрация, учет и обработка сведений о разрешительной документации;
• регистрация, учет и обработка сведений об этапах жизненного цикла разрешительной документации (получение, инспекция, отзыв, прекращение действия и др.);
• формирование аналитической и статистической отчетности.

Компонента работает со следующими справочниками:

• Разрешительная документация;
• Виды разрешительных документов;
• Статусы РД;
• Этапы жизненного цикла РД;
• Виды этапа ЖЦ;
• Результаты этапа ЖЦ разрешительного документа;
• Работники;
• Контактные лица организации.

Компонента предоставляет возможность регистрировать общие сведения о разрешительной документации, создавать электронные документы через карточку РД, которые в дальнейшем будут связаны с ней. Все это в совокупности формирует базу знаний о Разрешительной документации.

Помимо этого компонента «Управление разрешительной документацией» позволяет регистрировать все необходимые сведения о этапах жизненного цикла РД, создавая при этом связь между конкретной РД и этапами ее жизненного цикла. При этом становится возможным прикрепление пакета документов к каждому этапу.

В состав компоненты «Управление разрешительной документацией» входят отчеты, которые позволяют руководству и лицам ответственным за управление РД, владеть актуальной информацией, своевременно предпринимать меры для устранения недочетов и профилактики вероятных негативных последствий.

Заключение

Используя компоненту «Управление разрешительной документацией» любая организация, использующая в своей деятельности разрешительную документацию, получает следующий бизнес-эффект:

• В целом для предприятия происходит снижение бизнес-рисков ошибок или упущений в работе с разрешительной документацией.
• Лица, ответственные за управление разрешительной документацией, получают инструмент для управления и мониторинга разрешительной документации и этапов жизненного цикла разрешительной документации.
• Руководство организации получает актуальную информацию о разрешительной документации, что позволяет принимать взвешенные решения по деятельности организации.