• 450098 г.Уфа
  • ул. Российская 157/2

Управление разрешительной документацией

3

Статус: Готовое решение

Версия: 1.0

Платформа: DIRECTUM 4.4.1 - 5.0

 

Описание задачи

 

Для осуществления определенного вида деятельности предприятию необходимо получение разрешительной документации (РД) (сертификатов, лицензий и т.д.). Перед руководителями предприятия встают задачи своевременного получения РД, подготовки к инспекциям и проверкам на соответствие требованиям РД, обновления сведений о РД и др. Несвоевременное и некачественное исполнение этих задач приводит к штрафам, приостановке или прекращению вида деятельности и другим негативным для предприятия последствиям.

 

Опираясь на перечисленные факты можно утверждать, что работа с любым РД в организации представляет собой многоэтапный процесс, в который вовлечены сотрудники организации и контрагентов, и при котором формируется множество достаточно однообразных документов. В связи с этим, перед ответственными за управление разрешительной документацией лицами в организации возникают следующие задачи:

 
  • обеспечение централизованного хранения сведений в области управления РД;
  • создание, обработка и хранение документов, связанных с конкретным этапом жизненной цикла РД, а также с конкретной РД;
  • владение актуальной информацией о контрольных сроках по РД;
  • владение актуальной информацией о контрольных сроках проведения этапов жизненного цикла РД;
  • накопление знаний по работе с РД;
  • исключение потери информации по работе с РД;
  • формирование статистической отчетности о сроках действия РД, планируемых этапах – получении, инспекции, о результатах проведения этапов и т.д.

Все эти задачи призвана решать компонента «Управление разрешительной документацией», которая станет надежным инструментом в области управления РД для организации любого типа собственности.

 

Описание работы компоненты

 

Работа с компонентой «Управление разрешительной документацией» позволяет выполнять следующие функции:

  • регистрация, учет и обработка сведений о разрешительной документации;
  • регистрация, учет и обработка сведений об этапах жизненного цикла разрешительной документации (получение, инспекция, отзыв, прекращение действия и др.);
  • формирование аналитической и статистической отчетности.

Компонента работает со следующими справочниками:

  • Разрешительная документация;
  • Виды разрешительных документов;
  • Статусы РД;
  • Этапы жизненного цикла РД;
  • Виды этапа ЖЦ;
  • Результаты этапа ЖЦ разрешительного документа;
  • Работники;
  • Контактные лица организации.

Компонента предоставляет возможность регистрировать общие сведения о разрешительной документации, создавать электронные документы через карточку РД, которые в дальнейшем будут связаны с ней. Все это в совокупности формирует базу знаний о Разрешительной документации.

 

1

Помимо этого компонента «Управление разрешительной документацией» позволяет регистрировать все необходимые сведения о этапах жизненного цикла РД, создавая при этом связь между конкретной РД и этапами ее жизненного цикла. При этом становится возможным прикрепление пакета документов к каждому этапу.

 

2

В состав компоненты «Управление разрешительной документацией» входят отчеты, которые позволяют руководству и лицам ответственным за управление РД, владеть актуальной информацией, своевременно предпринимать меры для устранения недочетов и профилактики вероятных негативных последствий.

 

Заключение

 

Используя компоненту «Управление разрешительной документацией» любая организация, использующая в своей деятельности разрешительную документацию, получает следующий бизнес-эффект:

  • В целом для предприятия происходит снижение бизнес-рисков ошибок или упущений в работе с разрешительной документацией.
  • Лица, ответственные за управление разрешительной документацией, получают инструмент для управления и мониторинга разрешительной документации и этапов жизненного цикла разрешительной документации.
  • Руководство организации получает актуальную информацию о разрешительной документации, что позволяет принимать взвешенные решения по деятельности организации.