• 450098 г.Уфа
  • ул. Российская 157/2

Документооборот

4

Документооборот играет значительную роль в жизни каждой организации, особенно это касается учреждений, ежедневно обрабатывающих большие массивы документов. К ряду таких организаций относятся государственные учреждения, управления заводов, предприятия крупного бизнеса и т.п.

Исследуя процессы движений документов в таких организациях, можно выделить следующие недостатки традиционного бумажного документооборота:

  • большое количество журналов;
  • длительное согласование и обработка документации;
  • недостаточный контроль исполнения документов;
  • отсутствие нерегламентированное и неупорядоченное делопроизводство.

Данные проблемы может решить автоматизация документооборота. Для этого существуют различные системы электронного документооборота, обладающие общими функциями:

  • централизованное хранение документов;
  • быстрый поиск документов;
  • сканирование и распознавание документов;
  • распределённая структура хранилища данных;
  • архивирование;
  • маршрутизация.

Кроме того следует отметить, что такие развитые системы, как DIRECTUM, имеют ряд функциональных преимуществ:

  • расширенная реализация механизма ЭЦП для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты;
  • возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще;
  • наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов;
  • наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты;
  • универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем;
  • наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений;
  • возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов;
  • соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Не всегда автоматизация документооборота ограничивается обычным внедрением, как правило, разрабатываются дополнительные формы для хранения, обмена и регистрации информации в системе под спецификацию предприятия, технические решения для полноценного удобства работы пользователей.