• 450098 г.Уфа
  • ул. Российская 157/2

Управление лицензиями на программное обеспечение

4Статус: Готовое решение

Версия: 1.0

Платформа: DIRECTUM 4.4.1 - 5.0

 

Описание задачи

 

Развитие или расширение любого бизнеса трудно представить без применения информационных технологий. Используя возможности, предлагаемые программным обеспечением и коммуникационными сервисами, можно обеспечить конкурентоспособность бизнеса, повысить эффективность производства и в конечном итоге получить стабильный источник прибыли.

 

Корпоративное программное обеспечение перестает быть просто приятной необходимостью, дополняющей производственные мощности предприятия, или являющейся дополнением к персоналу. Сегодня, идущие в ногу со временем компании способны использовать информационные технологии и программное обеспечение, в качестве мощного инструмента повышения инвестиционной привлекательности. А это значит, что программное обеспечение – как некоторый инвестиционно-производственный ресурс предприятия должен быть не просто учтен и оприходован, в бухгалтерском учете, а должен быть передан под грамотное управление для максимально эффективного использования в основной деятельности.

 

Необходимость грамотного управления программным обеспечением на предприятии продиктовано еще и прямой экономической выгодой. Выстроенная политика планирования и распределения программного обеспечения позволит предприятию существенно экономить финансовые средства на лицензиях на программное обеспечение при этом всегда оставаясь в рамках закона. Законность использования того или иного программного обеспечения в компании, третья причина необходимости введения управления лицензиями на программное обеспечение. Бизнес может получать косвенное преимущество, существенно снижая риски нарушения законодательства РФ в области защиты авторских прав, не используя программное обеспечение по просроченным лицензиям. Исходя из средней стоимости любого корпоративного программного обеспечения можно с уверенностью сказать, что, согласно действующему законодательству РФ, использование даже ограниченного числа экземпляров программного обеспечения, например, с закончившимся сроком использования лицензии может привести к вынужденному простою производства, отказу от участия в выгодных тендерах, негативному имиджу компании, и даже реальному административному и уголовному наказанию как для юридического лица, так и для должностного лица. Снижая или исключая полностью подобные риски грамотным управлением программным обеспечением, бизнес может получить больший оперативный простор для развития и расширения.

 

Естественным решением, позволяющим оптимизировать расходы на обновление или закупку программного обеспечения, а также снизить риски нарушения лицензионных соглашений является комплексный учет лицензий на программное обеспечение.

 

Основные цели, достигаемые при правильно организованном учете:

  • грамотное планирование обновления и закупки программного обеспечения;
  • эффективное расходование средств;
  • исключение правовых рисков использования нелицензионного программного обеспечения;
  • прозрачность отчетности предприятия.

Конечно, учет лицензий на программное обеспечение в компании можно организовать в бумажном виде или с помощью, например, электронных таблиц. Но неавтоматизированный учет является малоэффективным решением, так как:

  • не способен в реальном времени предоставить целостную и объективную картину объектов учета;
  • обладает низкой оперативностью предоставления и обмена информации;
  • характеризуется высокой вероятностью допущения ошибок из-за человеческого фактора;
  • приводит к существенной нагрузке на специалистов занятых в процессе;
  • приводит к значительной трате временных и материальных ресурсов.

Причина кроется в отсутствии централизованного информационного ресурса или сервиса, позволяющего:

  • хранить всю информацию по объектам учета;
  • предоставлять оперативный доступ к консолидированной информации;
  • автоматизировано обрабатывать имеющуюся информацию;
  • предоставлять обработанные данные для аналитических и статистических отчетов;
  • проводить мониторинг имеющейся информации.

Для автоматизации процесса управления лицензиями на программное обеспечение разработана компонента «Управление лицензиями на программное обеспечение». Она эффективно выполнит роль информационного ресурса, консолидирующего всю имеющуюся информацию о лицензиях в компании, и, решающего все задачи, возникающие при управлении лицензиями.

 

Описание работы компоненты

 

Процесс управления лицензиями на программное обеспечение состоит в сопровождении жизненного цикла программного обеспечения в организации. В целом, весь жизненный цикл программного обеспечения можно разбить на следующие крупные этапы:

  • заказ программного обеспечения внутренними бизнес-пользователями;
  • приобретение программного обеспечения;
  • ввод в эксплуатацию программного обеспечения;
  • эксплуатация программного обеспечения;
  • вывод в эксплуатацию программного обеспечения;
  • уничтожение или архивное хранение программного обеспечения.

Работа с компонентой «Управление лицензиями на программное обеспечение» позволяет выполнять следующие функции:

  • регистрация и учет внутренних заказов на программного обеспечение;
  • сопровождение заказа – от инициализации до закрытия;
  • регистрация и учет приобретаемых лицензий на программное обеспечение;
  • регистрация и учет распределения программного обеспечения в рамках существующих лицензий на программное обеспечение, между компьютерами и пользователями;
  • сопровождение состояния лицензии – от инициализации до закрытия;
  • формирование аналитической и статистической отчетности.

В компоненте «Управление лицензиями на программное обеспечение» представлена возможность регистрации всех необходимых пользователю сведений о заказах, а также отдельных частей заказа, формируемых для получения необходимых лицензий на конкретное ПО.

 

Формируемые части заказа проходят различные этапы – это инициализация, исполнение, закрытие и др. Информация о том, на каком этапе находится конкретная часть заказа, также отражается в компоненте «Управление лицензиями на программное обеспечение».

 

Помимо этого, реализована функция регистрации, учета и обработки сведений о лицензиях, имеющихся на предприятии, создания связанных с лицензией электронных документов. Пользователь приобретает возможность на основе имеющихся сведений (дата окончания лицензии, срок лицензии и др.) своевременно формировать новые заказы на определенное ПО. Кроме этого компонента позволяет регистрировать распределения разрешений на установку по конкретной лицензии. Это положительно сказывается на качестве контроля за использованием разрешений на установку.

 

Одной из функций компоненты «Управление лицензиями на программное обеспечение» является формирование статистической и аналитической отчетности. Запрашивая конкретный вид отчета, пользователь получает необходимые ему сведения в удобном для него виде. На основе актуальной отчетной информации, ответственное лицо более качественно может формировать решения при возникновении проблем и недочетов в области управления лицензиями.

 

Все сведения, регистрируемые в компоненте «Управление лицензиями на программное обеспечение» формируют единую базу знаний в области управление лицензиями.

 

Компонента работает со следующими справочниками:

  • Заказы ПО;
  • Лицензии;
  • Части заказа;
  • Статусы лицензии;
  • Статусы заказа;
  • Статусы частей заказа;
  • Вендоры;
  • Программное обеспечение;
  • Версии программного обеспечения;
  • Программы лицензирования;
  • Типы лицензии;
  • Виды лицензирования;
  • Срок лицензии;
  • Статусы распределения лицензий;
  • Компьютеры;
  • Помещения;
  • Работники;
  • Организации.

Пример использования компоненты

 

При работе с Лицензиями, ответственные за это лица нуждаются в возможности учета заказов на получение Лицензии. Для реализации этой потребности в рамках компоненты был создан справочник «Заказы ПО», который позволяет работать с заказами на программное обеспечение (ПО). Для регистрации Заказа необходимо в созданной карточке Заказа (через справочник «Заказы ПО») указать его основные сведения и сохранить. Информация, вносимая в карточку Заказа: наименование, статус Заказа, который определяет состояние работ, проводимых с данным Заказом, номер Заказа и др.

 

1 Справочник «Заказы ПО»

 

Заказ может состоять из различных частей заказа. Каждая Часть заказа регистрируется через отдельную карточку, создаваемую через кнопку «Части» в карточке Заказа. При этом формируется связь между рабочей карточкой (карточкой Заказа) и карточками Частей заказа. Карточка «Часть заказа» содержит две закладки – «Общая» и «Закрытие». На закладке «Общая» необходимо вносить общие сведения о Части заказа, это наименование, статус части заказа, дата плановая, фактическая дата и др.

 

 4

 Справочник «Части заказа», закладка «Общая»

 

Логическим завершением формирования Части заказа (и соответственно Заказа) является получение Лицензий на заказываемое ПО. Для реализации этого в карточке Части заказа предусмотрена закладка «Закрытие». В таблице Закрытия Пользователь указывает Лицензию, которой была закрыта часть заказа (путем выбора или создания новой карточки Лицензии). В результате этого создается связь между карточками «Лицензия», «Заказ» и «Части заказа», производится расчет значений вычисляемых полей (фактическое количество, фактическая стоимость, цена).

 

Карточка Лицензии содержит две закладки – «Общее» и «Распределение».

 

3

Справочник «Лицензии», закладка «Общее»

 

На закладке «Общее» необходимо внести общие сведения о Лицензии (наименование, номер, статус Лицензии, программное обеспечение и др.). Предусмотрена возможность прилагать документы к карточке Лицензии, в т.ч. и сами Лицензии в отсканированном виде. Форма карточки Лицензии содержит в себе поля «Количество разрешений на установку» и «Количество использованных разрешений», данные этих полей позволяют ответственным лицам проводить мониторинг качества распределения разрешений на установку по каждой лицензии. Для внесения информации о распределении разрешений на установку предусмотрена закладка «Распределение». Таблица на закладке содержит все основные характеристики распределений. Также предусмотрена проверка соответствия использованных (распределенных) разрешений общему количеству разрешений на установку.

 

2

Таким образом, при работе с компонентой «Управление лицензиями» Пользователь получает возможность регистрировать все необходимые ему данные в области управления Лицензиями с формированием связей между указанными данными.

 

Заключение

 

Компонента «Управление лицензиями на программное обеспечение» предназначена для автоматизации функций сбора, систематизации, накопления, обработки, выдачи, отображения и передачи данных о лицензиях на программное обеспечение, для их анализа, обобщения и выработки соответствующих управленческих решений. Ожидаемый эффект от автоматизации процесса управления лицензиями на программное обеспечение с помощью данной компоненты предполагает:

  • сокращение трудовых и временных затрат специалистов;
  • cущественное сокращение времени на поиск информации;
  • увеличение скорости движения информации внутри предприятия;
  • увеличение скорости принятия и исполнения управленческих решений;
  • расширение возможности стратегического планирования;
  • повышение контроля за процессом управления лицензиями;
  • максимальное снижение объема бумажной работы;
  • минимизация ошибок, связанных с человеческим фактором.

5